グローバル化の進む今日、ビジネスシーンで英語を使う機会が増えたという人も多いのではないでしょうか。
外国人と対面して会話することはなくても、英語のメールや電話に対応する必要が出てきたという人もいるかもしれません。今回は、絶対に押さえておきたい基本的なビジネス英語を、メール・電話の２つのシーンに分けて紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
〜TOEICにも頻出するフレーズ集 ビジネス編２〜
メールのやり取り
ビジネスで使う英語メールには基本的な型があるため、それに当てはめて文章を作成します。
- 宛先
宛先を書く際は、基本的にDear Mr./Ms.〇〇とすれば問題ありません。〇〇には、相手の名字(last name)を書きましょう。
相手の個人名が不明な場合には、To whom it may concern, “ご担当者様”とします。
- 自己紹介、あいさつ
やりとりが初めてであれば、まず自分の名前を述べます。
・My name is Taro Tanaka, from ABC. (ABC社の田中太郎と申します)
状況に合わせて以下のような文章をあいさつ代わりとすることもできます。
・I hope this email finds you well. (お元気でお過ごしのことと思います)
・Thank you for your email. (メールをいただきありがとうございます)
・I appreciate your quick response. (早速の返信に感謝いたします)
- 本文
・I am writing to you to〜. (〜するために書いています)
・The purpose of this email is to〜 (このメールの目的は〜です)
・I wonder if I could ask you to 〜. (〜していただくことは可能かどうかと思っています)
wonder 〜かどうか疑問に思う、〜だろうかと考える
・Would you mind if I ask you to 〜? (〜していただけますか？)
mind の元々の意味は、「〜を嫌だと思う、〜が気に障る」です。そのため直訳すると、「〜していただくのは嫌ですか？」というような間接的な依頼の仕方になります。
このように聞かれた場合、依頼を引き受けたい場合には、“No”、断りたい場合には“Yes”と答える必要があるため注意しましょう。
- 結びのあいさつ
・I look forward to hearing from you. (お返事をお待ちしています)
・I’m looking forward to seeing you on next Monday. (来週の月曜日にまたお会いできるのを楽しみにしています)
look forward to doing (〜をするのを楽しみにする)は、様々な場面で使える便利な表現です。look forward to の後には動詞の原型ではなく、ing形が来ます。
- 結びの定型表現
・Best regards,
・Sincerely,
このような結びの表現は、英語のメールの最後に必ずと言って良いほど出てきます。日本人が最後に「よろしくお願いいたします」とつけるようなもので、相手に敬意を示す定型表現なので押さえておきましょう。
〜ビジネスメールで注意が必要な単語〜
日常生活で頻繁に使われる単語も、ビジネスシーンによっては不適切とされる場合があります。この機会に日常よく使う単語のフォーマルな言い方についても学んでおきましょう。
・謝罪する
We are sorry for〜 → We apologize for〜
・We apologize for causing you concern. (ご迷惑をおかけし申し訳ありません)
sorryは日常的に最もよく使われる表現ですが、深刻さの度合いが高い場合には、フランクに伝わりすぎてしまう可能性があります。改まって謝罪の気持ちを伝えたい場合にはapologize使うのが適切です。
・感謝する
Thank you for〜 → I appreciate〜
・I appreciate your kindness. (ご親切に感謝します)
Thank you は感謝を表す最もポピュラーな表現ですよね。もちろんThank youをビジネス上で使うこともできますが、より改まって感謝の気持ちを伝えたい場合には、appreciateを使うと効果的です。
・お願いする
Please〜 → Could(Would) you〜？/ I appreciate it if you could 〜.
Pleaseをつければ、丁寧な文章にすることができると思っている人も多いかもしれません。しかし、実際に顧客や取引先などに対してPleaseを使うと、上から目線な印象を与えてしまうことがあります。そのため、couldやwould、appreciate it if〜 といった表現を使うとより安全です。
電話
ビジネスシーンで行われる電話のやりとりには定番フレーズがあります。
基本フレーズ
・Thank you for calling 〇〇○. How can I help you? (お電話いただきありがとうございます、〇〇○でございます。どのようなご用件でしょうか？)
・This is Sato with 〇〇○. Is Ms./Mr. Suzuki available? (〇〇○の佐藤と申しますが、鈴木さんはお手すきでしょうか？)
available (人が)手が空いている、（物が）使用できる、入手できる
・Could you wait for a few moments, please? (そのまま少々お待ちいただけますか？)
a few moments 少しの間
つなぐ相手が不在の場合
・Mr. Suzuki is out of the office at the moment. He should be back by 5p.m. (鈴木はただいま外出中です。午後5時までには戻る予定です。)
〈be〉out of the office (従業員が)不在、外出中である
at the moment 今のところ
・Could I take a message? (伝言を承りましょうか？)
take a message 伝言を預かる
◎話したい相手が不在の場合
・Please let him know that I’ll call him back. (またお電話しますと彼にお伝えください)
let 人 know 人に知らせる
call 人 back 人に電話をかけ直す
・I will call again in 30 minutes. (30分後にもう一度かけ直します)
in 30 minutes 30分後に
前置詞のinには、“〜後に”という意味があります。
ex): I will be there in 3 hours. (私は３時間後にそこに着くでしょう)
・Could you have him call me back when he gets in? (彼が戻ったら私に折り返してもらうようにしてもらえますか？)
have＋人＋動詞の原形 人に〜してもらう〈使役動詞〉
get in （人が職場や家庭に）着く、来る
・Could I leave a message? (伝言を残してもよろしいですか？)
leave a message 伝言を残す
今回は、英語でメールと電話をする時のビジネス表現を紹介しました。相手が目の前にいない場面だからこそ、いつも以上に失礼のないコミュニケーションを取りたいものですよね。ぜひ今回紹介した表現を、スマートなメール・電話のやりとりに役立ててみてください。